Cada vez más vecinos quieren conocer cómo se gestionan los gastos en las administraciones, sobre todo por el aumento de las expensas. Factores como la dificultad para comunicar novedades y la falta de tiempo, hacen que esta solicitud de información pueda convertirse en un problema para los consorcios.
Los gastos están divididos en Ordinarios y Extraordinarios. Los Ordinarios son: sueldos, cargas sociales, servicios públicos, abonos de servicios, mantenimiento de partes comunes, trabajos de reparaciones en UF, gastos bancarios, gastos de limpieza, gastos de administración, pagos por seguros. Las expensas extraordinarias, en cambio, constituyen un supuesto de absoluta excepción, pues comprenden aquellos gastos decididos por los copropietarios en asamblea con miras al embellecimiento o mejor funcionalidad de los bienes comunes o arreglos de urgencia.
Para tratar de evitar que estos gastos extraordinarios impacten sorpresivamente en el Propietario, el administrador debería hacer una planificación de gastos semestrales o anuales, donde realice un relevamiento del edificio y pueda dar un orden de prioridades según su magnitud y urgencias de los trabajos a realizar durante el año. Obviamente pueden surgir gastos de arreglos urgentes que nadie esperaba y tener que afrontarlo de improviso, pero con una buena planificación logramos bajar mucha dichas posibilidades.
Esto es importante, dado que al conocer los arreglos pendientes y su costo aproximado, se puede realizar una planificación económica del valor de las expensas que se van a necesitar contar para afrontar dichos gastos y así, no sorprender a muchos propietarios con aumentos de expensas no esperados.
Es de suma importancia, la visita semanal del administrador al edificio, dado que aparte de observar y controlar al personal del consorcio, puede ver temas como la limpieza del edificio, estado de los palieres, sótano, terrazas, estado de los ascensores y hall de entrada, etc.
Con respecto a los gastos del consorcio, debe existir una transparencia total en los mismo por parte de la Administración, es decir, la información volcada en las expensas, debe estar detallada, con numero de cuit, nombre de la empresa, numero de factura y fecha de emisión y pago de la misma, como así también debe existir una facturación por la mano de obra y si existieran gastos por compra de material, debe estar por separado la factura de los materiales y de la mano de obra. No está permitido la facturación que diga: (mano de obra y material).
Es conveniente dejar estipulado en Asamblea que a partir de una suma estipulada, deben presentarse 2 o 3 presupuestos para la aprobación por parte del consejo de administración, el cual es fundamental su rol en estos casos, para así evitar sobreprecios en trabajos que no serian viables con la economía del consorcio.
Otro de los temas a tener en cuenta sobre la economía del consorcio es la morosidad, la cual en muchos edificios puede llegar hasta el 40% o más. He vistos en algunos consorcios que he auditado, qué la morosidad es de 6,8 o10 meses, sin que el administrador haya enviado Carta Documento o bien hecho firmar un acuerdo de partes, produciendo un daño enorme a la economía del consorcio.
A mi entender la manera de proceder seria: a los 2 meses de deuda, no se comunico el propietario con la administración, se le envía una carta simple informándole que existe una deuda y que se comunique a la brevedad con la administración para abonarla. En caso que no hayamos tenido respuesta alguna, al 3er mes de deuda, se le envía una Carta documento a su cargo más gastos, intimándolo fehacientemente al pago de la deuda.
En caso omiso y falta de comunicación, nos vemos obligados a entregar la documentación al estudio jurídico, para que lleve adelante el cobro ejecutivo de la deuda. Obviamente que en caso de que el propietario nos llame y nos diga su dificultad para abonar dicha deuda, siempre debemos de considerarla y llegar a un buen acuerdo para ambos.
Otra cosa que debemos saber, que cuando un gasto es significativo, y el administrador necesita cobrar expensas extraordinarias para recaudar dicho monto, debe llamar a una Asamblea Extraordinaria, para que los propietarios decidan por mayoría, si lo aceptan o no, realizar dicho gasto o solicitar más presupuestos o alternativas para realizarlo. Como así también, el administrador NO se puede aumentar sus honorarios sin tratarlo en una Asamblea. En caso de hacerlo sin tratarlo en la orden del día de una Asamblea y que esta se lo apruebe, se lo debe intimar por Carta Documento a que desista de cobrar honorarios no autorizados por Asamblea.
El consejo de Administración o cualquier propietario (de no haber consejo de administración), pueden solicitarle al Administrador, que exhiba documentación respaldatoria, para constatar su veracidad, en cualquier momento, y el Administrador debe poner a disposición dicha documentación, en caso de negativa se lo debe intimar por medio fehaciente.
Debido a los aumentos en todos los aspectos que influyen a un consorcio, es imprescindible poder planificar un valor de las expensas con una suma fija a prorratear mensual con una actualización bimestral o trimestral, lo cual ayudaría mucho al Propietario saber cuál va a ser el valor que pagara por 2 o 3 meses, sin variación (Si no ocurre algún gasto de Urgencia.)
También se deberán tener en cuenta los meses donde se deberán pagar aguinaldos o bonos, dado que los mismos encarecerán el valor de las expensas de esos meses, lo cual se deberá hacer una correcta planificación. La importancia de una buena “Administración de un Consorcio”, se basa en cuatro pilares indispensables que son: TRANSPARENCIA – COMUNICACION EFICACIA Y PROFESIONALISMO.
